E-mail je dnes každodenních chlebem všech lidí, kteří přijdou během dne jakkoli do styku s počítačem. Je třeba odpovědět šéfovi, kolegovi nebo klientovi, je třeba něco objednat nebo se na něco zeptat. Řada lidí ale dělá při pracovním mailování chyby – pojďme si proto říct několik zásad, které byste při e-mailové komunikaci měli udržet v hlavě.

Pravidlo 1 – Styl písma
Při psaní e-mailů dbejte na standardizovaný typ písma, v pracovním písemném styku se obvykle používají písmové fonty Arial nebo Calibri s velikostí písma 10–12. Styl oficiální komunikace je součástí korporátní identity, která má být ucelená. Nezapomínejte na to, že e-mailová pošta je vaší vizitkou. Jednotný design komunikace vypovídá o míře ztotožnění pracovníků s celofiremní filozofií a posiluje integritu celé společnosti.

Pravidlo 2 – Oslovení adresáta
Dejte si pozor na oslovení a skloňování adresátova jména. Pište: „Dobrý den, pane Nováku.“ Nikoli: „Dobrý den, pane Novák.“ A pokud dotyčného neznáte, pravděpodobně mu nebude připadat úsměvné, když ve druhém e-mailu napíšete „Ahoj Mirku“ nebo „Milá Ivčo“. Myslete na to, že Mirka ani Ivču jste v životě neviděli.

Pravidlo 3 – Pište krátké e-maily
Pokud předpokládáte, že vaše pošta bude obsahovat více než dva odstavečky, je efektivnější použít telefon. Výsledek komunikace pak je dobré stručně sepsat a poslat mailem tomu, s kým se telefonát uskutečnil. Neboť stále platí, že „co je psané, to je dané“.


Pravidlo 4 – Nezapomínejte na předmět
Obsah korespondence má být být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Tuto položku proto nikdy nevynechávejte, adresátovi i sobě samým ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete chtít zprávu dohledat v historii vaší komunikace. Jestliže budete měnit téma korespondence, nezapomeňte to uvést do předmětu e-mailu.

Pravidlo 5 – Pozor na emoce, ironii a sarkasmus
Lidé občas používají e-mail jako prostředek k řešení různých vnitropodnikových sporů. Psanou formou snadněji sdělí to, co by si adresátovi nedovolili říct do očí, ať už jde o kolegu, nebo nadřízeného. V každém případě je nevhodné vést korespondenci pod vlivem negativních emocí. Během korespondence se také vyhýbejte sarkasmu nebo ironii. Vy si můžete připadat chytří nebo zajímaví, ale adresát vašeho sdělení nemusí váš vtip stejným způsobem rozkódovat. Neriskujte zbytečně, může vzniknout nedorozumění.

Pravidlo 6 – Smajlíky? S citem…
Vyvarujte se rovněž familiérního stylu zpráv. Pokud dotyčného adresáta neznáte osobně nebo mezi sebou máte výhradně formální vztah, nepoužívejte v mailu emotikony (neboli smajlíky), nepůsobí to profesionálně. Zvláště pak v případě, napíšete-li ‚smajlíka‘ do prvního mailu osobě, která zaujímá nadřízenou pracovní pozici. Lepší je počkat, až mezi adresátem a příjemcem povolí ledy, lépe se poznají a komunikace získá neformálnější tón, který vzejde ‚z druhé strany‘…

Pravidlo 7 – Při hromadné korespondenci odpovídejte všem
„V některých případech je vhodné, nebo dokonce nutné zahrnovat veškeré účastníky komunikace do kopie pomocí funkce ‚odpovědět všem‘. Udržíte jednotnou linii a žádnému z korespondentů nebudou chybět důležité informace, protože nebude vynechán,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy Gopas. Jestliže však chcete dotyčnému sdělit pouze banální informaci typu ano/ne, která není pro ostatní účastníky důležitá, neuvádějte zbytek korespondentů do kopie. Nikdo si nepřeje být zahlcován e-maily, které se ho netýkají.

Pravidlo 8 – Kdy používat slepou kopii
Jestliže připravujete k odeslání poštu určenou současně více lidem, je neslušné uvádět jejich e-mailové adresy do otevřené kopie, pokud se dotyční vzájemně neznají a nepotřebují mezi sebou komunikovat. V takovém případě raději vložte veškeré adresáty, s výjimkou jediného, do takzvané skryté kopie. Vaši zprávu dostanou všichni adresáti, ale bude to vypadat, jako by byla určena jedinému příjemci. Předejdete tak trapné situaci, kdy se na vás obrátí některý z účastníků hromadného mailování s výčitkou, že rozhodně nemá v úmyslu takto veřejně ‚rozdávat‘ svou e-mailovou adresu. Ta může být v dnešní době v některých případěch stejně citlivým údajem jako například mobilní telefon.

Pravdilo 9 – Neposílejte nadměrně velké přílohy
Poměrně velkým problémem bývá velikost přiložených souborů, která by neměla přesáhnout 1 MB. Řada poštovních klientů je totiž nastavena tak, aby nepropouštěla e-maily s přílohami většími než 5 nebo 10 MB. Jestliže potřebujete poslat větší přílohu, je vhodnější použít FTP server nebo některou z verzí internetových úložišť, které poskytují stránky jako Uschovna.cz či Leteckaposta.cz. Další možností je posílat soubory zabalené do archivu ZIP nebo RAR, jejich velikost bude znatelně menší.

Pravdilo 10 – Nespoléhejte na funkci kontrola pravopisu
A na závěr jedno ‚dloubnutí do žeber‘ všem těm, kteří se domnívají, že počítač automaticky a správně opraví gramatické chyby. Jakmile máte e-mail napsaný, dobře si jej před odesláním pročtěte, aby v něm nezůstaly gramatické nebo jiné chyby. Nespoléhejte se pouze na funkci kontrola pravopisu. Tato pomůcka vás nemusí pokaždé upozornit například na slova, která jsou si na zběžný pohled podobná, ale ve skutečnosti mají v e-mailu chybný tvar. V poště tak omylem zůstane například slovo zpráva, i když jste původně zamýšleli napsat „z prava“. Kontrola pravopisu navíc nemá v databázi všechny výrazy, když tudíž dané slovo ‚nerozpozná‘, opraví jej na nejbližší podobný termín. Významem se však už nezabývá. Známe případ, kdy příjmení Honzírek program automaticky opravil na Honzíček. Někdo se tomu zasměje… ale váš generální by nemusel.

Mailům zdar!

Marianne Info:
Článek vznikl za laskavé podpory Jana Dvořáka, výkonného ředitele Počítačové školy Gopas, která je v současné době největším poskytovatelem školení v oblasti informačních technologií na českém i slovenském trhu.

Tisk článku | Poslat článek