20 skvělých fíglů, díky kterým ušetříte čas – 1. část

...jinak za 5 let zjistíte, že 80 % toho, co jste dělali, nevedlo k ničemu. Sem spadá všechno to bezcílné brouzdání na internetu, odkládání úkolů, práce, která vás nebaví, denní snění, které nevede k činům... zkrátka promarněný čas. 

 

Jestli přemýšlíte, kde vzít čas, tak tyto tři pilíře zdravého života rozhodně nešiďte, naopak je berte jako nejdůležitější činnosti dne. Právě díky nim se totiž můžete cítit odpočatá, soustředěná a motivovaná k dalším aktivitám. 

 

Možná už jste o něm slyšela, zpopularizoval ho známý kouč David Allen, autor knihy Mít vše hotovo. O co jde? Pokud vám nějaká činnost zabere méně než dvě minuty, pusťte se do ní hned, neodkládejte ji. Pokud ji odložíte, bude se vám neustále vynořovat jako další úkol, zbytečně vám zaměstná paměť, a ve finále vám tak její plnění zabere i pět a víc minut. 

 

Nechce se vám do nějaké činnosti (vysávání, odpovídání na maily, úklid dětské skříně, promazávání fotek...)? Řekněte si, že ji budete vykonávat jen pět minut. To je přijatelné i pro největšího prokrastinátora a přitom je to dostatečná doba na to, aby vás daná aktivita pohltila. Ve finále se jí tak budete věnovat mnohem déle, nebo ji dokonce dokončíte.

 

Ano, máme na mysli toho komika. Aby se udržel na vrcholu, vymyslel si pro sebe kontrolní mechanismus, který ho udržoval mentálně ve formě a pomáhal mu v nacházení nových nápadů. O co šlo? Vlastně je to velmi banální. Chcete-li být v něčem opravdu dobří, dělejte to denně. Včetně Vánoc, Velikonoc a jiných svátků. 

 

Nestíháte se ráno vypravit z domu včas? Projděte si podrobně, co všechno je třeba udělat, i včetně těch drobných úkonů, které byste normálně do svých denních plánů ani nezahrnovala. Uvařit čaj? Uklidit po snídani? Připravit svačinu? Cokoli je třeba udělat, pokuste se to co nejvíc zautomatizovat, aby vám to zabralo co nejméně času.  

 

Zapamatovat si termín třídních schůzek, data splatnosti všech složenek, termíny, dokdy je třeba vyzvednout zásilky na poště a k tomu ještě víkendový nákupní seznam? To nezvládne ani největší génius. Naopak, odborníci na time management se dávno shodli, že všechny úkoly (ale úplně všechny!) patří z hlavy ven na nějaký seznam (do diáře, do notýsku, do to-do aplikace v mobilu).

 

Další fází, ke které postupně dospěli všichni nadšení plánovači svého času, je zjištění, že čím méně nástrojů pro svůj time management používají, tím lépe. Samotné plánování totiž může zabrat hodně času, obzvlášť když musíme mít pod kontrolou víc to-do seznamů. 

 

Abyste vše zvládala bez zádrhelů, je třeba disciplíny! Každý den i v určitý čas (třeba u ranní kávy nebo večer, když máte klid) naplánujte svůj následující den. Umažte úkoly, které jste již vyřešila, a stanovte si priority pro to, co je důležité a co může ještě počkat. Zkrátka aktualizujte. 

 

Pod tímto moderním termínem se ukrývá časové rámování jednotlivých činností, které vyžadují více času a koncentrace. Řekněme, že potřebujete napsat stránku textu – vyhraďte si na ni půl hodinu nebo hodinu a během tohoto času nedělejte nic jiného: vypněte mobil, e-mail, facebook a soustřeďte se jen na to, co máte udělat. Za hodinu vám nic neuteče a ještě budete mít za sebou kus práce.