Jak začít vše stíhat aneb Návod, jak zajistit, aby čas nebyl váš nepřítel

Možná se vám také běžně stává, že ráno máte pocit, že máte na všechno dost času, a tak se do toho pustíte klidnějším tempem. Jednoduše chcete být chvíli bez stresu. To ovšem znamená, že se zaseknete u snídaně, pak toho nestihnete moc udělat a už je oběd. Po něm vám nejde pracovat a najednou máte odcházet z práce, protože dneska odpoledne se máte sejít s přáteli. Jenomže jim musíte napsat, že dorazíte o hodinu později (oni už jsou stejně zvyklí), protože v šest ještě doháníte práci. Nedejbože, že ji nestihnete, a nakonec se k ní dostanete až večer po schůzce.

To vede vedle toho, že všude chodíte pozdě, také k tomu, že nemáte správně nastavený takzvaný work-life balanc, neboli rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. A to má za důsledek velkou míru stresu, která může vést k úzkosti.

Tipy, které vám mohou pomoci boj s časem lépe zvládat

Čas na vás možná teď působí jako váš nepřítel a vy můžete mít pocit, že to je jednoduše vaše nátura. Ale dá se to změnit! A není k tomu potřeba magie. Stačí ovládnout následující techniky time managementu.

1. Stanovte si priority

Když toho má člověk na seznamu úkolů příliš, snadno nabude dojmu, že je nemožné to všechno stihnout, a sám sebe dostane pod obrovský tlak. Proto si vytvořte trochu detailnější seznam úkolů a rozdělte si je na ty, které jsou urgentní a je potřeba je odbavit jako první, a na ty, které stačí udělat až odpoledne, nebo je nutně nemusíte udělat dnes.

Jedná se o metodu time managementu, která má dokonce i své jméno – Eisenhowerova matice. To získala díky Dwightu D. Eisenhowerovi, 34. prezidentovi Spojených států, který byl široce uznáván pro svou efektivitu a disciplínu.

2. Zorganizujte si den

Vytvořte si plán. Začněte těmi prioritními úkoly a postupně odbavujte i ty další. Může mít podobu písemného seznamu, připomínek v telefonu, nebo k tomu můžete využít aplikace v telefonu (například Rescuetime, Trello či 2Do). V každém případě odškrtávání jednotlivých položek je dobrým způsobem, jak sledovat svůj pokrok a zvýšit produktivitu.

Nezapomeňte do svého denního plánu zahrnout přestávky. Bez nich se můžete snadněji dostat k syndromu vyhoření. Jedna studie zjistila, že zaměstnanci mají dokonce tendenci kompromitovat přestávky na oběd a místo toho se rozhodnou pracovat. Ukázalo se, že to má neblahý dopad na jejich duševní zdraví. Navíc vám obvykle právě tyto pauzy pomohou s efektivitou, jelikož se zpět k úkolům vrátíte se svěží myslí.

3. Vyhněte se multitaskingu

Zároveň nedělejte více věcí naráz. Ani když se bude jednat o ty prioritní. Můžete mít pocit, že toho tak uděláte více, ale opak je pravdou. Studie Kalifornské univerzity z roku 2011 zjistila, že multitasking může negativně ovlivnit vaši pracovní paměť a schopnost soustředit se na důležité úkoly. Spíše vás tak zbrzdí. Soustřeďte se pořádně tedy vždy pouze na jeden úkol.

4. Zkuste se co nejvíce vyhnout rozptýlení

V každodenním životě je spoustu rušivých elementů, které překáží ve zlepšování dovedností řízení času. Můžete je eliminoat tím, že odložíte svůj telefon někam, kde ho neuvidíte, a nejlépe ho nastavíte na nějakou chvíli do režimu „letadla“. Dále pomáhá uspořádání kancelářského prostoru. A sdělení kolegům (či členům domácnosti, pokud pracujete z domu), aby na vás teď mluvili pouze, když se daná záležitost bude týkat práce.

5. Naučte se říkat „ne“

Vždycky to samozřejmě nejde. Ale v některých případech si na sebe lidé naloží více věcí, než musí, a některé z nich pouze z toho důvodu, že jim bylo hloupé říct „ne“. Nastavení limitu toho, jakou pracovní zátěž jste ochotni přijmout, vám pomůže zorganizovat si čas a soustředit se na nejdůležitější úkoly. Na oplátku se budete moci soustředit a být produktivnější v nejnaléhavějších úkolech. Navíc naučit se říkat „ne“ se vyplatí i v běžném životě.