4 tipy pro lepší organizaci práce a času

1# Dávejte si reálné cíle

Znáte to nejspíš taky. Ráno přijdete do práce s novou vlnou odhodlání, jak to všechno krásně zvládnete. Začnete sepisovat to-do list a než se nadějete, má seznam úkolů téměř kilometr a vám se z toho tak akorát motá hlava. Navíc čím víc práce uděláte, tím víc dalších dílčích úkolů si vygenerujete. To je prostě fakt. Zkuste se proto zastavit a objektivně si zhodnotit, jestli vážně musíte za den udělat tolik úkolů a především, do jaké míry je reálná možnost, že je skutečně zvládnete. Nastavování nesplnitelných cílů vede akorát k demotivaci a ztrátě chuti pracovat.

2# Udělejte si efektivní to-do list

Spousta lidí si tvoří to-do listy jako seznam, který v průběhu dne odškrtává. To-do list však může mít i jinou a daleko efektivnější podobu. Zkuste si ho zpracovat tak, že si vypíšete úkoly a k nim přiřadíte časovou dotaci, kterou si na danou práci vyčleníte. Například vyřizování e-mailů (30 minut), tvorba prezentace (1 hodina). Díky tomu, že si vedle úkolů napíšete i čas, který nad nimi chcete strávit, si můžete práci lépe rozložit do celého dne.

V ideálním případě si stanovte jasné pořadí úkolů, ve kterém je budete zpracovávat. Tento postup vám ulehčí práci s prioritizací, kterou si dávno odbudete hned ráno a nebudete tak muset trávit dlouhé minuty přemýšlením nad tím, na jakou práci se vrhnete dál.

3# Odpočívejte… často

Odpočinek je minimálně stejně důležitý, jako samotný čas strávený prací. Ne-li důležitější. Váš mozek totiž potřebuje občas vypnout a takříkajíc „dobít baterky“. Proto si stanovte během dne několik přestávek, které se skutečně snažte dodržet. V záchvatu práce má mnoho lidí tendenci odsouvat pauzy s vidinou dřívějšího odchodu domů. Jenže kvůli tomu se může stát, že nakonec pod záplavou úkolů nakonec zůstanete v práci ještě déle.

Je vědecky prokázáno, že přestávky pomáhají se soustředěním během práce. Protože když nepřerušeně pracujete na úkolu, je velmi snadné ztratit koncentraci a zabřednout do úkolu, který v tu chvíli pro vás nemá řešení. Pauzy navíc poskytují jakýsi magický prostor, ve kterém můžete odstoupit od problému či úkolu, a díky tomu nad ním získat nadhled.

4# Mějte neustále čistý stůl

Pokud máte svůj pracovní stůl posetý nepřeberným množstvím předmětů, že ani nevíte, kam si máte postavit počítač, nebude se vám pracovat úplně lehce. Každá věc v okolí vás totiž může zbytečně rozptýlit od práce. Stejně tak i samotný neuklizený stůl, který budete mít tendenci neustále uklízet a přeorganizovávat. Zkuste se proto sami sebe zeptat, jestli všechny věci, které se na vašem pracovním stolu nachází, skutečně potřebujete. Protřiďte si papíry, ukliďte ho a ponechte na něm jen to nejdůležitější.

TIP: Pokud ke své práci nepotřebujete mobilní telefon, odložte jej po čas práce také do ústranní. Nastavte si na něm letový režim nebo ztlumte notifikace. Právě mobilní telefon, a zejména pak sociální sítě jsou častým důvodem narušené koncentrace během pracovního času.