Patří smajlíci a další emotikony do pracovních konverzací?

Smajlíci a další emotikony byly původně součástí pouze neformální komunikace. V dnešní době ale pronikají už i do pracovních komunikací. Důkazem toho je například to, že profesní platforma Teams i Microsoft Outlook e-mail nabízí možnost reagovat na zprávu palcem nahoru, srdíčkem, smějícím se smajlíkem a podobně. A celkově, že vůbec tyto emotikony jsou i v nabídce u textových odpovědí při psaní zprávy. Znamená to ale, že je vhodné je používat? Pokud ano, jakým způsobem? Máme pro vás odpovědi na tyto otázky pracovní etikety. Nejsou ovšem tak jednoznačné.

Proč mají lidé tendence používat smajlíky v pracovní komunikaci?

Lidé mají tendence používat emotikony v pracovní komunikaci, jelikož zprávy, které se v ní používají, jsou často neutrální. To může v některých lidech vyvolat dojem, že jsou negativní – vzhledem k tomu, že jsou zvyklí používat smajlíky pro vyjádření emocí v neformální komunikaci. A tak je dodají i do té pracovní, aby jim příjemce zprávy lépe rozuměl. Nikdo totiž nechce být nepochopen, nebo působit arogantně.

Podle studie z roku 2014 se obvykle nepoužívají emotikony v e-mailech k přímému vyjádření emocí, ale jako kontextové vodítko, které příjemci ukazuje, jak má sdělení interpretovat. Například přidáním smajlíka na konci řádku, který je myšlený jako vtip.

Někteří tak mají pocit, že dodávají osobní přístup, působí jako projev upřímnosti a získávají si větší pozornost čtenáře. Ne všichni pracující to tak ale vnímají. Podle další studie mohou být zároveň chápány tak, že snižují kompetence a profesionalitu.

Používání emotikon na pracovišti je tak jednoznačně ošemetné, ale není úplně ze hry. I účastníci druhé studie uznali, že smajlík lze použít jako náhrada úsměvu, pokud spolu dopisovatelé navázali už nějaký vztah. A to je pouze jeden z faktorů ovlivňující, kdy je vhodné smajlíka či jinou emotikonu v pracovním prostředí použít a kdy ne.

Faktory ovlivňující používání emotikon na pracovišti

• Vztah mezi dopisovateli

Pokud někomu píšete prvně pracovní e-mail a nikdy jste se nepotkali, je lepší se používání smajlíků vyhnout. Nevíte, jaký ten druhý je a zda bude typ pro používání smajlíků, či nikoliv. Může se zdát, že mu to bude připadat neprofesionální a nebudete na něj působit dostatečně kompetentně, jak je zmíněno výše. Pokud se s dotyčným už znáte, jste dokonce přátelé, pak je používání smajlíků na místě.

• Věk

Roli zde hraje i generace. Mileniálové a generace Z nejspíš nebude mít se smajlíky žádný problém. Zato starší generaci to může připadat nevhodné. To ukázal průzkum SurveyMonkey.com. Neplatí to ale vždy.

• Styl komunikace toho druhého

Pokud je ten druhý ze starší generace a použije smajlíka jako první, je to znamení pro vás. Pak je obvykle v pořádku, když jej použijete také.

• Pracovní kultura

Velmi záleží také na pracovní kultuře dané firmy. Zda je spíše formální, neformální; tykáte si s kolegy, či vykáte; chodíte do práce v obleku, nebo v džínách a podobně.

• Pozice komunikujících

Pokud spolu komunikují podřízený a nadřízený, měl by to být šéf, kdo určí, zda v konverzaci budou smajlíci, či nikoliv. Zároveň je dobré být opatrný v profesionální komunikaci s lidmi mimo firmu – tedy s klienty či se zákazníky. Zde je ale dobré brát v úvahu výše zmíněné body.

• Typ komunikace

A nakonec je dobré myslet na to, o jakou komunikaci se jedná. Přemýšlet, jaké jsou její cíle a záměry. A na základě toho zvážit, zda se do ní smajlík hodí, či nikoliv.

Kdy tedy emotikony v práci nepoužívat:

• V konverzaci s někým, s kým se zatím neznáte.

• V komunikaci se spolupracovníky, se kterými nemáte příliš dobrý vztah.

• Není dobré je používat jako úplné nahrazení slov.

• Když chcete podat vážněji zpětnou vazbu či sdělit špatnou zprávu nebo nepříjemný požadavek. (Například přidání zamračeného výrazu poté, co někoho požádáte, aby přes víkend pracoval, může příjemce vést k domnění, že to myslíte ironicky. Záleží ovšem na vašem vztahu a kontextu.)

• V nejednoznačně formulovaných zprávách. Potom mohou člověka zmást.

Kdy mohou být emotikony na pracovišti prospěšné:

• Se svými spolupracovníky, kteří jsou i vašimi přáteli.

• Posílání rychlých e-mailů či zpráv do chatu v Teamsech vašemu úzkému týmu.

• V korespondenci s někým na stejné úrovni jako vy, kdo také používá emotikony.

Tip na závěr

Lze tak říct, že používání smajlíku a emotikon je vhodné, pokud jsou při používání zohledněny určité faktory. Nejčastěji se používají k tomu, aby zprávě dodaly pozitivní konotaci a zvýšily míru přátelskosti a otevřenosti. Je ovšem dobré mít na paměti, že i v situacích, kdy je používání emotikon v pořádku, je stále nejlepší držet se dál od těch neobvyklých, nejednoznačných nebo urážlivých. Jejich význam není univerzální a každý si je může vyložit jinak. Nejlepší je tak držet se základního smajlíka. :)