„Tohle mohl být e-mail.“ Věta, která napadne mnoho z nás hned po skončení další pracovní porady. Příliš mnoho schůzek, zvlášť těch neefektivních, výrazně zvyšuje stres a snižuje produktivitu. Navíc se dnes stále častěji mluví o tzv. poporadové kocovině, kvůli které se cítíme vystresovaně ještě dlouho po tom, co meeting skončí. Naštěstí existují jednoduché způsoby, jak pracovní meetingy změnit z nutného zla na smysluplný nástroj spolupráce, po které se nebudeme cítit jako vyšťavené a méněcenné bytosti.
Když celý den trávíte na poradách, střídáte videohovory, otevíráte jednu prezentaci za druhou, na konci dne, kdy konečně zavřete notebook, vás napadne otázka: „Co jsem dnes vlastně stihla udělat?“ Meetingy patří k běžnému pracovnímu procesu většiny profesí. Jenže jejich množství roste a spolu s ním i únava zaměstnanců. Čím více času trávíme v zasedacích místnostech na poradách, tím vyšší úroveň stresu pak cítíme. Na první pohled to může působit paradoxně. Když se celý den nezastavíme a běháme z jednoho meetingu na druhý, jsme vlastně permanentně pracovně vytíženi. Jenže reálná práce se v takové dny rovná nule.
Problém není jen v samotné délce schůzek. Důležitý je také jejich rytmus. Pokud nás čeká jeden videohovor za druhým, mozek se musí neustále přepínat mezi tématy, lidmi a úkoly. A to je překvapivě vyčerpávající. Mezi jednotlivými poradami navíc často nezbývá dost času na soustředěnou práci. Třicet minut mezi dvěma hovory většinou nestačí na to, abychom se ponořili do složitějšího úkolu – a zároveň je to příliš krátká doba i na to, abychom si odpočinuli.
Psychologové proto mluví o takzvané meeting fatigue, tedy únavě z porad. Ta může vést k pocitu, že nad svým pracovním dnem ztrácíme kontrolu. A v online prostředí se přidává ještě jeden faktor: neustálé sledování vlastní tváře na obrazovce. Zdánlivá drobnost, která ale zvyšuje sebekontrolu a mentální napětí.
Někdy navíc nepříjemný pocit nekončí ani ve chvíli, kdy meeting skončí. Odborníci tomu říkají meeting hangover – doslova „poporadová kocovina“. Pokud byla schůzka chaotická, zbytečná nebo frustrující, její negativní dopad se přenáší i do dalších hodin práce. Lidé o ní přemýšlejí, rozebírají ji s kolegy a obtížně se vracejí k soustředěné práci. Mezi nejčastější důvody nespokojenosti s průběhem porady patří například, když byla schůzka bez jasného cíle, účastnilo se jí zbytečně moc lidí, skončila s nejasnými závěry, byla příliš dlouhá nebo na ní byli dominantní jednotlivci, kteří nepustili ostatní ke slovu, i když by k tématu měli co říct.
To ale neznamená, že bychom měli pracovní schůzky úplně zrušit. Dobře vedené meetingy jsou stále jedním z nejlepších způsobů, jak sladit tým, sdílet nápady nebo společně řešit problémy. Klíčem je jasná struktura. Podle zaměstnanců existují tři věci, které dokážou poradám výrazně zvýšit efektivitu:
Jasná agenda předem: Pokud víte, o čem se bude mluvit, můžete se připravit – a schůzka má směr.
Konkrétní rozhodnutí: Porada by měla odpovědět na otázky, ne jen otevřít další témata.
Jasné úkoly na konci: Každý by měl vědět, co si z meetingu odnáší.
Někteří odborníci doporučují ještě jednu chytrou změnu: místo seznamu témat formulovat agendu jako otázky. Například „Jak zlepšíme komunikaci s klienty?“ místo „Komunikace s klienty“. Najednou je jasné, čeho má schůzka dosáhnout. Velký rozdíl může přinést i drobná úprava kalendáře. Místo klasických 30 nebo 60 minut mohou firmy nastavit například 25 či 45 minut. I těch pár chvil vytvoří mezi schůzkami malé pauzy, které pomohou mozku zregenerovat.
Pro některé lidi jsou meetingy stresující nejen kvůli jejich množství, ale také kvůli vystupování před kolegy nebo kvůli tomu, co nepříjemného budou muset vyslechnout. Pokud máte pocit nervozity před poradou, nejste sami – je to naprosto běžné. Pomoci může, když do zasedací místnosti dorazíte o chvíli dřív. Připravte si také krátké poznámky, abyste měli o čem mluvit, když budete vyzvána, zda máte něco k tématu. A i když je to někdy těžké, snažte se udržet pozornost a aktivně naslouchat.
Zdroj: verywellmind.com, hbr.org, cbsnews.com
79 Kč
79 Kč
84 Kč
